כיצד לעבור את ביקורת ספק התוכנה בהצלחה?

היום הגיע. ספק התוכנה שלך שלח לך מכתב וביקש לבצע ביקורת על רישוי התוכנה שלך.

חלק מאנשי המקצוע המתמחים ברישוי תוכנה SAM experts (Software Asset Management)  מתייחסים למכתבי הביקורת הללו כאל “מכתבי אהבה”- משמע, תזכורות ידידותיות למערכת היחסים האוהבת ,אך לעיתים לא פשוטה, שיש לנו עם ספקי התוכנה.

ידעת שהיום הזה יגיע, אבל קיווית שיהיה לך קצת יותר זמן להתכונן. אתה נמצא כעת תחת אור הזרקורים בין אם תרצה בכך ובין אם לא. אז מה עושים ???

 

  1. פעל מהר. ייתכן שיהיה זמן להעריך / לשנות את תמונת הרישוי הנוכחית שלך לפני תחילת הביקורת, אז נצל את הזמן הזה בחוכמה כדי לטפל בכל חשש באופן מידי.

 

  1. שקול דחייה של שינויים גדולים מתוכננים בנכסי התוכנה. לרוב המבקר יתחקה 90 יום אחורה לכן לא מומלץ לבצע שינויים משמעותיים מאז ההודעה על הביקורת. במקרים מסוימים אף נכתב במפורש כי אין לבצע שינויים לאחר תחילת הביקורת. ניתן לבקש מהספק לחדד מה נדרש.

 

  1.  אל תשתף במידע עודף. כאשר אתה עונה לשאלות המבקר, דאג לענות רק על השאלות שנשאלו. התשובות צריכות להיות מדויקות. תן להם את המידע הדרוש להם ותו לא, היה מועיל, אך לא אינפורמטיבי יתר על המידה.

 

  1. שים לב להגדרת הנושא ו’גבולות’ הביקורת. לא תמיד נבדקים כל המרכיבים של התוכנה, לדוגמא, לאחרונה ראינו לקוחות שעברו ביקורת רק בחלקים ספציפיים של הסביבה שלהם כגון SPLA מבית מיקרוסופט (Service Provider License Agreement) ולכן אל תעשה יותר ממה שנדרש.

 

5.שים לב למה שאתה ואנשי הארגון אומרים בביקורת! זכור כי התגובות שלכם יופיעו בתיעוד ה-ELP ולכן עליכם להיזהר מהצהרות, הערות, בקשות, תביעות וכו’ מכיוון שהן יכולות לשמש כראיה נגדך.

 

  1. זכור כי ביקורת תוכנה היא משא ומתן. לא כל ממצא שאינו תואם לרישוי המדווח ילקח בחשבון. ספקים רבים מוכנים לעשות ויתורים ולהיות קשובים למצבך, אבל רק אם תשתף פעולה באופן מלא בתהליך. אתה חייב לשחק בחוכמה בקלפים שלך.

 

  1. למד והפק לקחים ממה שלמדת מביקורות פנימיות או ביקורות קודמות בכדי להיות מוכן יותר לביקורת. הדרך הטובה ביותר להתכונן לביקורת ספק היא לבדוק ולבקר פנימית ומראש את עצמך. לאחר שעברת ביקורת, השתמש בניסיון זה כדי לבנות תהליך פנימי להערכות לביקורת, כך שתהיה מוכן טוב יותר בפעם הבאה.

 

בסופו של דבר, ביקורת היא בלתי נמנעת, ולכן הדרך הטובה ביותר להתכונן לביקורת היא לבצע ביקורת עצמית משלך.

אם אתה רושם ומתעד את הדברים בצורה נאותה ובאיכות טובה ובודק באופן קבוע את מידת התאימות שלך (“ציות”) לנרכש – ביקורת ספק חיצונית תהיה הרבה פחות “כואבת” או תפריע לעבודה השוטפת של הארגון לכשתגיעה בסופו של דבר.

אם קיבלת לאחרונה בקשת ביקורת, או אם תרצה  להכין את עצמך טוב יותר לקראת הבלתי נמנע, אנחנו יכולים לעזור. פנה אלינו במייל: software@getter.co.il