איך לחסוך בעלויות ההדפסה

סעיף ההדפסה נתפס בארגונים כסעיף בזבזני שאין עליו שליטה. יצאנו לבדוק כיצד והאם ניתן להקטין את ההוצאות בסעיף זה. בשלב הראשון כדי להבין את ההוצאה, בדקנו מהיכן נובע הבזבוז.

המסקנה הייתה כי הבזבוז נובע ממספר סיבות ובהן:

שימוש לא נכון בציוד ו/או טעויות אנוש ו/או הגזמה בשימוש במדפסות לצרכים פרטיים.

להלן מספר דוגמאות של שימוש בזבזני או פרטי במערכת:

• הדפסה ארוכות במדפסת דיו שולחנית במקום במדפסת לייזר רשתית.
• הדפסות יקרות – מדפיסים ש/ל במדפסות צבעוניות במקום במדפסות שחור לבן.
• הדפסות מיותרות – הדפסת כל המסמך בכל פעם שמבצעים תיקונים כאשר למעשה נעשה תיקון על דף אחד או שניים בלבד.
• הדפסות מיותרות – הדפסת דוחות גדולים שנשלפו שלא כראוי ואז במקום דוח קצר נשלח דוח ענק.
• הדפסות פרטיות – אין כוונה לעצור את כל ההדפסות הפרטיות, העובדה שיש בקרה גורמת למשתמשים למנוע הדפסות מוגזמות.
• מדפיסים מסמכים מאד ארוכים על צד אחד במקום שימוש במדפסת דופלקס שיכולה להדפיס על שני צידי הדף – חסכון בנייר ובמקום לתיוק.
• מדפסות שאינן מתאימות לעומסים (תקלות ,תחזוקה ,טונר).

על מנת להקטין את ההוצאה אנו נדרשים לכמת את הבעיה:

• למדוד את נפח ההדפסות בארגון
• לאתר מדפסות בעומס או בתת ניצול
• למנוע בזבוז בהדפסות
• לאכוף שימוש במדפסות היעילות ביותר
• לחייב לקוחות בעבור הדפסות
• לעבוד לפי תקציב מחלקתי
• לדאוג שחומר סודי לא יחכה על יד המדפסת
• לעקוב האם מבצעים הדפסות פרטיות וכמה 

באמצעו תוכנת Pcounter (פיקאונטר) ניתן לבצע ניטור, בקרה ושליטה בהוצאות ההדפסה בקלות ובנוחות ולהגיע לחיסכון גדול מאוד
(כ- 30% בכמות הנייר המודפס). 

המערכת נותנת לצוות שאמור לתמוך במשתמשים את הכלים הבאים:

• אפשרות לראות את מצב כל המדפסות ברשת.
• אפשרות לראות מדפסות תקולות וסיבת התקלה.
• אפשרות לקבל התראות על מדפסות בהן מיכל הטונר עומד לקראת סיום.
• אפשרות לאתחל מדפסת ללא צורך להגיע את המדפסת.
• ניתן בצורה קלה ונוחה להעביר הדפסות שממתינות בתור למדפסת תקולה למדפסת תקינה ולחסוך כפל הדפסות. (כאשר עובדים בהדפסה מאובטחת הדבר נעשה אוטומטית כי ההדפסה עוקבת אחרי המשתמש).

דוחות שליטה ובקרה במערכת

למערכת יש כ-150 דיווחים מובנים במערכת וניתן כמובן להגדיר דוחות נוספים.

להלן רשימה של דיווחים תקופתיים חשובים לתפעול:

• דרוג המשתמשים לפי כמויות הדפסה בתקופה.
• מי מדפיס בצבע וכמה.
• דוח כמויות הדפסה לפי משתמשים - במיון לפי מחלקה עובד.
• עומס על מדפסות. צווארי בקבוק.
• כמות הדפסות לפי מדפסת – סדר עולה וסדר יורד.
• ניתן לקבל דוחות השוואתיים בין משתמשים ובין מחלקות.
• דוח שימוש במדפסות לפי מחלקה/איזור - במיון עולה/יורד של כמות דפים וחלוקת העומס לפי שעות.
• דוח הדפסות למחלקה לפי סוג קובץ (XLS, JPEG, DOC וכד') כנ"ל דיווח לפי סוג ג'וב.

הפעלת חוקים בזמן אמת           

המשמעות של הפעלת חוקים בזמן אמת היא שניתן לכפות על המשתמשים כללי עבודה. הכללים נקבעים ומופעלים על ידי קביעת קריטריונים שונים וכאשר נשלחת הדפסה המערכת בודקת ומחליטה לפי הקריטריון איזו פעולה לכפות.

קריטריונים לדוגמא:

• עלות
• מספר דפים
• מספר עותקים
• הדפסות כפולות
• משקל העבודה ( bytes )
• גודל הדף
• צבעוני, חד צדדי, דו צדדי?
• סוג המסמך ( HTML, PPT וכו')

פעולות מומלצות

• מחק
• עצור
• עכב
• העבר ל...
• שנה זמן ל...
• עם / בלי POPUP

דוגמאות לחוקים והגבלות לפי מדיניות החברה:

עצור הדפסה באם עולה על 20 עמודים במדפסת האישית

העבר למדפסת שחור/לבן בהדפסות צבעוניות של קבצי HTML  או PPT.

העבר לסוף התור הדפסות מעל 100 עמוד.

בקש אישור מנהל לכל הדפסה מעל 200 עמוד.

לסיכום!

 כדי לחסוך בעלויות ההדפסה, צריך להתחיל לנהל את ההדפסה, כמו כל משאב אחר בארגון ולהכניס חוקים וכללים, לפיהם המערכת והעובדים יתנהלו ובכך להגיע לחסכון של 30%-50% מהוצאות ההדפסה.

רוצה להתחיל לחסוך?

הזמן עכשיו פילוט אצלך בארגון ואנחנו נראה לך איך מתחילים לחסוך.

צור עמנו קשר במייל: Lexmark@getter.co.il